7 steps to rental management in Geneva
Aides, conseils et checklist... Tout savoir sur la gestion locative à Genève mises en place par la régie immobilière Moser Vernet & Cie.
Une résiliation de bail ? Un déménagement ? Une recherche d’appartement ? Quels sont les processus internes mis en place au sein de l’agence immobilière Moser Vernet & Cie SA afin de faciliter les démarches des locataires lors d’un déménagement ou d’un emménagement ?
Quelques statistiques tirées d’Internet concernant les tendances actuelles en matière de déménagements permettent de constater qu’au printemps dernier, le nombre de changements de domicile en Suisse n’a baissé que de 6%, malgré la crise liée au coronavirus. Les raisons principales d’un déménagement sont souvent liées au travail, aux études ou à la famille. Le nombre croissant d’immigration d’expatriés, notamment dans les multinationales
et les institutions internationales qui sont nombreuses à Genève, joue un rôle sur le nombre d’emménagements et de déménagements dans la cité du bout du Lac.
Le taux de rotation des logements étant important, il est nécessaire de mettre en place des processus efficaces afin de faciliter les démarches pour les locataires actuels et futurs qui désireraient louer un appartement.
Nathalie Bonnabaud, responsable du service location chez Moser Vernet & Cie SA, explique les étapes à suivre par les gérantes administratives en charge de ce travail.
1. Résiliation du contrat de bail
Afin de garantir un accompagnement idéal aux locataires désireux de quitter leur logement, les gérantes administratives s’assurent que…
… le courrier de résiliation de bail réceptionné a été signé par tous les titulaires du contrat qu’il s’agisse du locataire principal, d’un colocataire et/ou d’un cotitulaire.
… le délai de départ demandé corresponde à la prochaine échéance légale du contrat de bail ou au délai habituellement accordé de 30 jours pour la fin d’un mois lorsque le locataire sortant présente un candidat de remplacement solvable qui soit prêt à reprendre le bail aux mêmes conditions. Dans ce dernier cas, la gérante administrative s’assurera de la solvabilité du potentiel locataire repreneur. Bien que ce dernier puisse être solvable, le propriétaire n’est pas obligé d’accepter cette candidature.
En fonction de l’analyse qui précède, la gérante administrative confirmera la date de résiliation au locataire ou lui indiquera pour quelle échéance légale son congé est accepté. Elle annexera à sa communication une check-list des démarches à effectuer en vue de son déménagement (p.ex. contacter la Poste, les SIG ou d’autres services publics pour indiquer sa nouvelle adresse)
A noter que dans certains cas, tels qu’un décès ou un déménagement précipité pour des raisons professionnelles, la Régie Moser Vernet & Cie SA fera son possible pour arranger le locataire sortant afin d’accepter une résiliation en dehors des échéances contractuelles. Dans ce sens, « la communication est primordiale entre la Régie, le locataire en place et le propriétaire » déclare la responsable du service administratif de la régie Moser Vernet & Cie SA.
Madame Nathalie Bonnabaud insiste sur les compétences de suivi administratif, légales et la bonne faculté de communication que nécessite un poste de gérante administrative. En effet, « les métiers liés à la gérance sont représentatifs de notre société, une sorte de microcosme. Nos équipes font face à différents types de personnalités, de situations de vie. Il est donc important de savoir s’adapter à nos clients locataires autant qu’aux propriétaires que nous représentons ».
2. Comment bien préparer un état des lieux de sortie?
Dès la date de sortie confirmée au locataire en place, le service de gérance technique prendra contact avec le locataire afin de fixer une date de pré-état des lieux de sortie (PEL).
Mais à quoi ce rendez-vous peut-il bien servir ?
La rencontre sur place entre locataire et technicien permet une meilleure préparation avant le jour du déménagement. En effet, le technicien constatera l’état du logement et sera à même de planifier si des travaux sont à prévoir avant la relocation de l’appartement.
Suite au pré-état des lieux de sortie, le service technique enverra une check list au locataire. Ce document constitue une base pour le locataire afin de connaître les éléments qu’il devra remettre en état, réparer, nettoyer etc.. d’ici à sa sortie. Lire aussi “Préparation pour un état des lieux de sortie, la check-list des actions à effectuer” ici.
En effet, en fonction de l’état des lieux d’entrée et du nombre d’années passées dans le logement, certaines charges sont à charge du propriétaire et d’autres à charge du locataire.
Pour ce faire, le service technique se base sur la tabelle des amortissements commune aux associations de bailleurs et de locataires.
Toujours en vue d’aider le locataire à préparer son déménagement, la Régie Moser Vernet & Cie SA offre une heure de ménage gratuite en partenariat avec la société Batmaid.
3. Relouer un bien immobilier
Le service technique et le service administratif travaillent en étroite collaboration.
En effet, en fonction des travaux estimés et communiqués par le technicien, la gérante administrative sera à même de déterminer la date possible de relocation et le loyer à appliquer.
Si aucun locataire de substitution n’a été proposé préalablement ou si le dossier de candidature remis par le locataire sortant n’a pas été retenu par le propriétaire, l’appartement à relouer est automatiquement publié sur le site Internet de la Régie ainsi que sur des portails immobiliers tel qu’Immobilier.ch.
Les annonces décrivent notamment la typologie de l’appartement, le prix, les charges.
Madame Nathalie Bonnabaud explique : « il n’est pas toujours possible de publier des photos de l’appartement qui est encore occupé ou en travaux. Cependant, nous tenons à être le plus transparent possible sur l’objet mis en location. Ainsi, nous publions systématiquement un plan de l’appartement accompagné de photos de l’immeuble et du hall d’entrée. Quand cela est possible nous proposons également des visites à 360 degrés ou des photos de home staging en collaboration avec la société Backbone.
4. Faire visiter un bien immobilier à Genève
Un appartement doit impérativement être visité avant d’être loué afin que le potentiel locataire « connaisse la chose louée ».
En fonction des situations, des visites d’appartements sont organisées avec le locataire en place, avec le concierge de l’immeuble, en venant chercher les clés disponibles à la réception de la Régie ou accompagnées par un collaborateur de la Régie.
Afin d’optimiser la réservation des clés disponibles à la Régie, Moser Vernet & Cie SA a mis en place un agenda en ligne permettant de réserver les clés à distance grâce à l’utilisation du logiciel Timify. « Il est possible de savoir si une clé est disponible pour une visite et de s’inscrire aux heures de visite qui arrangent les potentiels locataires. Cela leur évite de devoir nous contacter par téléphone et optimise la prise de contact », explique Madame Nathalie Bonnabaud.
5. Intéressé par la location d’une villa ou d’un appartement à Genève?
Après la visite d’un appartement, le candidat intéressé peut envoyer son dossier pour la location du bien immobilier qu’il a retenu.
Les collaboratrices du service administratif récolteront et trieront tous les dossiers en fonction de leur ordre d’arrivée et de la solvabilité du potentiel locataire. En fonction du propriétaire, ce dernier demandera de valider ou non toutes les candidatures. Dès que possible, la gérante en charge du dossier prendra contact avec toutes les personnes ayant postulé pour ledit appartement afin de les informer du rejet ou de l’acceptation de leur dossier.
Le locataire sélectionné recevra une lettre d’attribution résumant les conditions de location et confirmant que sa candidature a été validée. Il conviendra ensuite de fixer une date pour la signature du contrat de bail. Ce dernier lui sera transmis par email en amont du rendez-vous de la signature. En effet, « le contrat compte environ 25 pages. Il est donc important que le futur locataire ait connaissance des clauses liées à l’objet qu’il va intégrer avant le rendez-vous de la signature du contrat pour que la gérante administrative réponde à toutes les questions qu’il peut se poser avant sa signature et son entrée dans le logement », déclare Madame Nathalie Bonnabaud.
6. Accompagnement lors de la signature
Lors de ce rendez-vous le locataire et la Régie, qui représente le propriétaire, signent le bail. Mais que se passe-t-il d’autre ? Quels sont les autres documents pour la location à remettre à la Régie ?
- Le locataire remet une copie de l’assurance responsabilité à laquelle il a souscrit ;
- Le locataire remet la sûreté correspondant à trois mois de loyer charges incluses qui se présente sous deux formes:
La garantie bancaire : Soit le futur locataire dépose le montant demandé sur un compte de garantie bloqué pendant toute la durée du bail au nom du propriétaire dans la banque de son choix ;
Le cautionnement : Soit il souscrit un contrat, également conclu pour toute la durée du bail, auprès d’une société de cautionnement qui lui permet de conserver son argent. En contrepartie une prime annuelle lui sera facturée.
C’est à la sortie du locataire que la sûreté sera libérée.
Madame Nathalie Bonnabaud souligne : « Il est tout à fait possible pour le locataire de souscrire à un cautionnement, avec l’entreprise SmartCaution par exemple et de changer pour une garantie bancaire en cours de bail ou l’inverse. »
- Le locataire paie le premier mois de son loyer ;
- Le locataire choisi par quel moyen il désire payer ses prochains loyers (LSV, OP, BVR)
- La Régie remet au locataire un formulaire lui permettant de choisir les informations qu’il désire indiquer sur sa boîte aux lettres, l’interphone et la porte d’entrée ;
- La Régie remet au locataire une check-list des démarches à effectuer avant l’entrée dans le logement (découvrez ci-après la check-list des démarches à effectuer avant votre déménagement);
- La Régie transmet au locataire les coordonnées du concierge de l’immeuble ;
« Il s’agit d’une personne importante pour le locataire, son point de contact sur place. Le concierge connaît, accompagne et conseille le locataire sur le fonctionnement de l’immeuble, l’évacuation des déchets et l’utilisation de la buanderie. Il sera également présent à l’état des lieux d’entrée », déclare Madame Nathalie Bonnabaud.
Puis, vient le moment de la signature. Le contrat est signé en deux exemplaires. L’avis de fixation du loyer sera remis directement au locataire et le bail contresigné lui sera retourné dans un second temps.
7. Etat des lieux d’entrée et remise des clés
Le jour tant attendu est arrivé. Rendez-vous avec le technicien de la Régie pour l’état des lieux d’entrée.
Durant ce rendez-vous, le locataire et le technicien font le tour de l’appartement afin de notifier l’état de chaque pièce de l’appartement. Un document accompagné de photos récapitule les points sur lesquels le technicien et le locataire se sont entendus. Ce dernier sera signé par les deux parties.
A l’issue de ce rendez-vous, le technicien remet toutes les clés de l’appartement au locataire. Plus aucune clé n’est disponible à la Régie, le locataire est donc chez lui.
Et pour se sentir chez soi rapidement, quoi de mieux qu’un petit cadeau ?
La Régie Moser Vernet & Cie SA remet à chaque locataire entrant une enveloppe contenant toutes les coordonnées des personnes de contact à la Régie et un cadeau de bienvenue, tel qu’une bougie et/ou un pot de miel genevois ainsi qu’un bon pour une heure de ménage gratuite en collaboration avec la société Batmaid.
Et le COVID alors ?
Vous envisagez de déménager pendant durant la période du coronavirus ?
La régie Moser Vernet & Cie SA, basée à Genève, a mis en place de nombreux processus afin de limiter la propagation du virus. Au sein des locaux de la Régie les collaborateurs sont invités à se laver les mains autant que possible, du gel hydro alcoolique a été mis à disposition à différents emplacements dans les locaux, des plexiglas ont été installés entre les bureaux des collaborateurs et le port du masque est obligatoire lors d’échanges à moins d’1mètre 50 de distance et lors de tous déplacements.
Il en va de même pour toute personne externe venant dans les locaux de la Régie.
S’agissant des visites en période de Covid, des pré-états des lieux et états des lieux de sorties ainsi que les entrées de nouveaux locataires, la Régie garantit que les clés sont désinfectées après chaque utilisation. Aussi, tous les techniciens qui se déplacent sur le terrain et les concierges des immeubles en gérance à la régie Moser Vernet & Cie SA portent le masque et suivent les normes recommandées par la Confédération et le Canton de Genève.
La check-list avant votre déménagement
Découvrez la check-list des démarches à effectuer avant l’entrée dans votre nouveau logement
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